デジタル化や経理処理の効率化を受け、「電子帳簿保存法」が令和3年に改正されました。デジタルでの帳簿類保存や管理は業務の効率化につながりますが、電子帳簿保存法の要件に合わせた保存や管理が求められます。この記事では、電子帳簿保存法の概要や目的、改定前後での変更点など基礎的な情報に加え、電子帳簿保存法に対応できるクラウドツールについてや、中小企業の電子帳簿保存法の取り組み事例などの参考情報もお伝えしています。
1. 電子帳簿保存法とは？押さえておきたい基本ポイント
電子帳簿保存法の概要や目的、変遷などの基本的なポイントを解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法にて原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類を一定の要件を満たすと電磁的記録（電子データ）での保存が認められる、またはやり取りをする電子データの保存義務について定めた法律です。
電子帳簿保存法の目的
デジタル化や書類のペーパーレス化が進み、帳簿書類の保存や管理を電子データで行う企業も増加しました。従来の税法では帳簿類は原則紙での保存が義務付けられていたため、電子データの帳簿書類をわざわざ紙に印刷し保存する必要がありました。電子帳簿保存法は、デジタルでの帳簿書類（電子帳簿）のままの保存を認めることで、業務の効率化や作業負担の軽減、保存場所や紙、印刷にかかるコストの削減を目的として制定されました。
電子帳簿保存法の変遷
電子帳簿保存法は、帳簿書類の電磁的記録（電子データ）やマイクロフィルムによる保存への高い要望が出ていたことを受けて、1998年（平成10年）に税制改正の一環として「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度等」として創設されました。
当初は帳簿の電子保存への要件が多く導入に消極的な企業が多かった一方、以下の変遷や改定を受けて徐々に紙書類の電子的保存が進むようになりました。
電子帳簿保存法に対応するために行わなくてはいけないこと
電子帳簿保存法に対応するには、適用を受けようとする初年度の課税期間に係る法定申告期限までに、所轄の税務署⻑宛に「過少申告加算税の５％軽減や所得税の⻘⾊申告特別控除（65 万円）の適用を受ける旨等を記載した届出書」を提出しなければいけません。
2. 2022年1月 電子帳簿等保存法の改正事項について
2022年1月より、改正を受けて電子帳簿保存法の内容が変更となります。いつから変更になるか、変更前と変更後の違いやメリット、デメリットについてわかりやすく解説します。
変更前と変更後の違い
変更前と変更後の違いは以下の通りです。
- 税務署長の事前承認が不要になった
- 優良な電子帳簿の要件を満たすと、申告漏れがあった場合（隠蔽や仮装された事実がある場合は除く）の過少申告加算税が5％軽減される措置が整備された
- 最低限の要件を満たす電子帳簿も電子的保存が認められるようになった
- 一部（検索要件、タイムスタンプなど）の満たすべき要件の緩和
- 適正事務処理要件の廃止
- 申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録で、電子保存が義務化となる
- 電磁的記録に関連した不正があった場合10％の重加算税
変更後の内容が適用されるのは、2022年1月1日からです。
変更後の注意点①メリット
電子帳簿保存法の改正によるメリットは、以下の通りです。
- 電子的保存が認められる電子帳簿の範囲が拡大されたことで、経理のペーパーレス化につながる。ペーパーレス化により業務の効率化、保存リスクの低減、保管スペースの省略などのメリットにつながる
- 税務署への事前承認が不要になったため、法令対応への整備ができたらすぐに運用をはじめられる
- 検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみとなったので複雑な検索機能を付与する必要がなくなった
- タイムスタンプの付与期間が最長2か月に延長、データの訂正や削除履歴が残るシステムでスキャナ保存する場合はタイムスタンプ不要など、タイムスタンプ要件が緩和となった
- 適正事務処理要件（記録事項の確認や原本とスキャンデータの定期チェック）が廃止となったので、業務の効率化につながる
変更後の注意点②デメリット
申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録は、以前は電磁的
記録の出力書面等を保存すれば電磁的記録の代わりとして認められていましたが、現在はこの対応が廃止となり、要件を満たした電磁的記録が義務化されることになりました。
電子帳簿保存法の改定により、電磁的記録に関連した不正があった場合10％の重加算税が加算されるようになりました。企業や事業者には不正を防止するための体制づくりがより求められるようになったことが、一部の企業にとってのデメリットとなる可能性があります。
3. クリニックや中小企業は電子帳簿保存法にどこまで対応するべきか？
クリニックや中小企業でも、電子帳簿保存法に対応する必要があります。「申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録」は、以前のように紙で出力した電磁的記録の保管では電子帳簿として認められず、青色申告の承認が取り消されることになるためです。青色申告が承認されると税額控除、法人税率の軽減税率、65万円控除などの税制上での特典が受けられなくなります。
ただし、「やむを得ない事情」があれば、電子帳簿対応までに2年間の猶予を受けられます。2年間の間に電子帳簿対応の整備ができれば、青色申告の承認が取り消されることはありません。
対応する範囲は「電子取引の取引情報に係る電磁的記録についての以下の保存要件」です。ただしこれは最低限の対応範囲のため、優良な電子帳簿と認められるためにはさらに満たすべき要件が追加されます。
- システム関係書類（システムの概要書、仕様書、操作説明書、マニュアルなど）を添付する
- 電磁的記録の保管場所にパソコンやプリンタ、マニュアルなどを設置し必要に応じてすぐに出力できる状態にしておく
- 税務署職員の求めに応じて電磁的記録のダウンロードが可能な状態にしておく
4. 電子帳簿保存法で認められている保存方法とは
電子帳簿保存法で認められている保存方法は、電子帳簿等保存、電子取引、スキャナの3つです。それぞれの保存方法について詳しく解説します。
電子帳簿等による保存
電子帳簿等による保存とは、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や国税関係書類が該当します。作成した帳簿や書類はファイルでの保存義務はなく、要件を満たせばダウンロードせず電子データのままの保存が可能です。保存期間は、電子帳簿等書類、電子取引、スキャナいずれもその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から「7年間」です。
電子取引データによる保存
Eメールの添付ファイル、Web上からダウンロードしたデータなど電子的に授受したデータも、受け取ったデータのまま保存することで電子帳簿保存法に認められた保存方法となります。
スキャナで電子データ化し保存
紙で受け取った書類をスキャンやスマートフォンによる撮影で電子データ化し、保存する方法です。画像データとして保存します。
5. 電子帳簿保存法が適用される要件とは
電子帳簿保存保存法が適用される要件を以下にまとめました。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備付けする
- 見読可能装置（パソコン、プリンタなど）を備付けする
- 検索要件を満たす
- タイムスタンプを付ける、または訂正削除の防止措置を付与する
6. 対応する上で注意したいポイント
電子帳簿保存法に対応する際に注意したいポイントを解説します。
電子保存が可能な書類と不可の書類がある
外部取引による電子データは、電子保存として認められる場合と認められない場合があります。電子保存として認められるためには、以下の対応が必要です。
- 電子メールに請求書等が添付された場合…電子メールそのもの、または添付された請求書等を自社サーバ等に保存する
- 発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合…PDF等ならダウンロードする、HTMLデータならHTMLデータの領収書を保存、領収書をスクリーンショットして保存、HTMLデータをPDFなどの領収書の形式に変換のいずれか
- クラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合…クラウドサービスに保存、または領収書等をダウンロードして保存
- 従業員がスマートフォン等のアプリを利用して、経費を立て替えた場合… 従業員のスマートフォン等に表示される領収書データを電子メールにより送信させて保存。スクリーンショットによる領収書の画像データでも可。
システム導入する場合は業務効率面も考える
電子帳簿保存法に対応するために、会計システムやクラウドツールを導入するのも有効な方法です。ただし、システムやツールによって使い勝手や特徴が異なります。事業内容や経理担当者のスキルによっては業務効率が逆に下がってしまうため、自社や事業所に合ったシステムやツールを選ぶのも重要です。
改正後新たなペナルティが導入されている
電子帳簿保存法の改定後より、電磁的記録に関連した不正を行った場合10％の重加算税が加算されます。帳簿の記載漏れや仕訳ミスなどの故意ではない申告漏れについては過少申告加算税が5％軽減される措置が加わった一方、不正に対してはより厳しいペナルティが課されるようになっています。経営者や経理担当者は、より不正を防ぐための体制を整えなければいけません。
7. 電子帳簿保存法に対応したおすすめクラウドツール
電子帳簿保存に対応できる、おすすめのクラウドツールの特徴や機能、メリット、金額を順に紹介していきます。
freee株式会社：freee
「freee会計」は、無料から利用できるクラウド会計ソフトです。法人向け、個人事業主向けそれぞれがリリースされています。法人向けは改正電子帳簿保存法に完全対応済みです。作業ガイド付き、チャットや電話相談、ヘルプページ、YouTubeでの動画解説など、会計ソフト初心者でも使いやすいサポートが充実しています。
料金は使用できる機能に応じて以下の3プランが用意されています。
- スターター…月払い1,180円、年払い11,760円
- スタンダード…月払い2,380円、年払い23,760円
- プレミアム…年払いのみ39,800円
株式会社マネーフォワード：Money Forward
Money Forwardクラウドは、会計をはじめバックオフィス業務をクラウドで一括管理できるシステムです。クラウド確定申告やクラウド会計は改正電子帳簿保存法に対応済み、ほかに給与や請求書、勤怠、経費などのクラウドシステムと連携しているため、入力や出力などの処理が一回で済み、業務の効率化につながります。
料金は使用できる機能に応じて以下の3プランが用意されています。
- 個人向け…月980円～、年払い9,600円～
- 小規模〜中小企業向け…月3,980円、年払い35,760円
- IPO準備・中堅〜上場企業向け…要問合せ
8. 中小企業の電子帳簿保存法の取り組み事例
「一般財団法人 日本塗料検査協会」では、最小限の取り組みで電子帳簿保存法への対応を実現しています。
- 保管対象を請求書、領収書、オンラインバンクの明細の3種類に絞る
- ペーパーレス化は断念し電子取引情報の保存に注力
- 業務は従来通り紙、電子取引に該当するものは社内のファイルサーバに保存と、従来の業務に支障を出していない
- シンプルかつ低コストで運用できる外部システムを導入
9. わからない！にお答えします
電子帳簿保存法に関するよくある質問を回答とともに紹介します。
Q1.「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違いとは？
適用対象となる文書が異なります。電子帳簿保存法は財務省と国税庁が管轄する法律に関する文書に、e-文書法は医療や保険関係、証券や建築など複数の省庁が管轄する法律に該当、さらに保存義務のある法定文書に適用されます。
Q2. 電子帳簿保存法の電子保存義務化はいつ？
2022年1月1日からです。ただしやむを得ない事情があると認められれば2023年12月末までと2年の猶予期間が得られます。
Q3. 個人事業主も対象？
65万円の青色申告特別控除を受ける場合は、個人事業主も対象となります。電子帳簿保存またはe-Taxでの確定申告を行わない場合は、青色申告特別控除の金額は55万円となります。
Q4. 電子帳簿保存法はいつからの取引年月日から対象となるか？
2022年1月1日からの取引が対象です。
Q5. 直接お金に関わらないものでも対象となるのか？
以下のように直接お金に関わらない書類でも、国税関係書類に含まれるものは対象となります。
- 契約の申込書(定型的約款無し)
- 納品書
- 送り状
- 輸出証明書
- 検収書
- 入庫報告書
- 貨物受領証 など
10. 「まるごとバックオフィス」なら、 電子帳簿保存法対応も総務業務DX化もスムーズ！
電子帳簿保存法の概要や対応方法、注意点などを解説しました。電子帳簿保存法は2年間の猶予はあるものの、いずれは電子帳簿保存を義務化しなければいけません。書類の適切な保存方法や期間を守って、電子データの保存や管理を実現しましょう。
電子帳簿保存への対応が面倒、と感じたときには電子帳簿管理を効率化できるサービスを利用するのもおすすめです。たとえば「まるごとバックオフィス」なら、電子帳簿管理をふくめた会計や財務業務、さらに総務や人事などのバックオフィス関連業務を丸ごとお任せできます。バックオフィス業務への人員不足で悩む中小企業や医療クリニックなどの個人事業所の方も、ぜひサービス活用を検討してみませんか。
記事の監修者
【中小企業バックオフィス体制づくりのプロ】
株式会社バックオフィス・ディレクション 代表取締役 稲葉 光俊
中央大学経済学部経済学研究科（大学院）卒業後、事業会社にて管理部門のマネージャーとして株式公開（上場）準備作業を経験。 中小企業の成長に欠かせないバックオフィス部門（総務、労務、人事、経理、財務、法務、広報等）を責任者として統括し、事業会社の社内整備と仕組みづくりを行う。 2022年株式会社バックオフィス・ディレクションを設立し、地方中小企業を対象としたバックオフィス強化のためのコンサルティングやクラウドを活用したDX化および業務アウトソーシングを主にしたサービスを提供し、伴走型支援に力を入れている。
