事務要員の採用や事務の部署を形成して社内業務の効率化を進めようと考えている経営者の人も多いでしょう。事務といってもその仕事内容は多岐にわたります。自社にとって必要なのはどの仕事なのか、あらかじめ把握しておくことが大切です。そこで今回は、「事務」のさまざまな職種と自社の事務部門を効率化するための方法について詳しく解説します。
事務が担当する業務はバックオフィス
会社の業務にはさまざまなものがありますが、大きくは会社を後方から支援するバックオフィスと顧客と直接接触するフロントオフィスの2つに分けられます。それぞれどのような業務内容なのか、詳しく解説しましょう。
バックオフィスの業務内容
バックオフィスは経理や人事、総務など顧客とのやり取りよりも社内に向けた業務を行います。間接部門や管理部門、事務部門と呼ばれることもあります。会社の売り上げに貢献することはありませんが、内部でのお金の動きや人の流れなど、企業活動の根幹を管理する重要な役割です。
バックオフィス部門が強化されることは、その会社が持つ経営資源を最大限に活かすことにつながるからです。バックオフィス業務はデータや数値を取り扱うことが多く、正確性が求められます。また、定型業務（ルーティーンワーク）が多いので他の業務よりも作業の効率化を期待できる業務でもあります。
フロントオフィス業務との違い
一方、フロントオフィス業務は顧客と直接コミュニケーションをとる仕事です。そのため、一般的には営業職やマーケティング職などがフロントオフィス業務の代表的な仕事として挙げられます。そのほか、コールセンターや受付窓口といった顧客からの問い合わせやクレームへの対応もフロントオフィス業務です。ホテルのフロント支配人もフロントオフィス業務担当者の代表例だといえるでしょう。直接部門や営業部門、顧客部門と呼ばれることもあります。
バックオフィスにはどんな仕事がある？
バックオフィスが行う事務業務の種類はさまざまですが、多くの企業で設置されているものとしては主に6つの業務が挙げられます。ここからはそれぞれの役割や業務内容について詳しく解説します。
経理・会計
経理・会計は会社の日々のお金の流れや取引の流れを記録する仕事です。具体的には現金預金や手形の管理、買掛金や売掛金の管理、法人税等の納付、伝票作成やデータ入力が主な仕事内容です。1日の定型業務は、まず出社すると小口現金の準備を行い、経費精算や仮払金などの処理を行います。午後最初に取り組むのは現金預金の入出金管理です。その後、伝票作成やデータ入力、現金残高の照合を行い、1日の最後にファイリングやメールチェックを行います。決算期にはこれらに加え、決算書類の作成も行います。
人事・労務
人事・労務の仕事は企業内の人に関する業務全般です。人材の採用を始め、教育や研修による人材の育成、評価制度の運用や処遇の管理、給与計算や健康診断の実施といった働く環境の整備などがその主なものとして挙げられます。1日の流れとしては、午前中に新入社員の入社に関する手続きや書類の整理、給与計算などを行います。これらの仕事はとりわけ月末や月初にまとまって発生することが多いです。午後には午前中の仕事を引き続き行いながら、面接応募者の案内や求人サイトなどに掲載する原稿のチェックなどを行います。
総務
総務の行う仕事の範囲はとても広いです。ファイリングや備品管理、電話応対や来客対応のほか、人手不足の部署の手伝いをすることもあります。人事部がない会社では人事・労務の仕事を総務部が行うケースもあります。毎日のルーティーンとしては、午前中に会社の備品の発注を行っていることが多いです。午後からは書類や社内向けの文書の作成を行います。そうした業務をこなしながら、電話応対や来客対応も行います。
法務
法務は会社における法律関係の業務を行う部門です。もっとも多いのは顧客との契約や取引に関する業務です。そのほか、株主総会や取締役会といった機関・組織を運営したり、社内規定の作成や研修を行ったりもします。社内外での紛争対応も法務の重要な仕事です。1日のルーティーンとしては、まずミーティングを行って社内外でのトラブル事案を共有します。その後、営業部と契約書の内容に関する協議を行って契約書を作成します。午後に行う仕事はリーガルチェックです。契約書の内容を法律的な視点から検証します。また、係争中の案件がある場合には午後の役員会議で進捗状況の報告も行います。
広報
広報は会社と社会をつなぐ仕事です。大きく社外広報と社内広報に分けることができます。社外広報の仕事は会社の事業や業績をプレスリリースやイベントを通じて社外にアピールすることです。一方、社内広報は社内報などでそれらを社内に向けて発信します。1日のスケジュールとしては、出社するとまず新聞や雑誌などから情報収集を行います。次に行うのがアプローチするメディアの選定やプレスリリースの中身の検討といった企画検討です。企画がまとまったら必要な情報を関連部署に確認したり、経営者の承認を仰いだりします。午後は実際にプレスリリースの作成を行うほか、営業部署と広告に関する会議を行います。
一般事務・営業事務
一般事務の仕事は社内の事務業務を包括的に行うことです。一方、営業事務は営業担当者の事務的なサポートが主な仕事です。営業担当者から指示された資料の作成や受発注業務を行います。1日の流れとしては、出社するとまず営業担当者の予定や連絡事項を確認します。その後、見積書の作成や営業担当者が必要な資料の作成を行います。午後に行うのは伝票処理です。営業担当者から預かった売上明細を基に行います。午後に行われる営業会議にも参加します。最後に日報を作成して業務終了です。
事務員を採用する際に気をつけるべきポイントとは
人員を増やせば業務にかかる労力を減らせます。このことはバックオフィス業務においても同じです。そして事務員は募集すると多くの求職志望者が集まりやすい職種でもあります。とはいうものの、募集の際にはいくつかのポイントを押さえておいた方がよいでしょう。以下、それぞれ詳しく解説します。
あらかじめ採用の基準を決めておく
まず留意すべきは、採用の基準を決めておくことです。社内の現状をしっかり把握したうえで、どのような能力やスキル、経験を求めているのかをはっきりさせておかなければなりません。事務員といってもバックオフィスのどの部門に人材を求めているかで能力やスキルは異なるからです。その際、一人でコツコツと仕事ができるなど、事務員としての適正についても考慮しておくとなおよいでしょう。さらに、採用過程で複数の面接官が担当することになる場合には、採用基準がぶれないよう共有しておくことが大切です。
採用フローを決めておく
選考をスムーズに行うためには採用フローを事前に決めておくのがおすすめです。採用フローとは、募集から入社に至るまでの各プロセスを工程として可視化することです。そうすることによって採用担当者だけでなく社内の関係者全員が採用プロセスを共有できるようになります。また、採用フローは採用活動の改善にも役立ちます。採用フローを策定したら、どの工程で通過者が何人だったかを記録しておきましょう。どこかの工程で応募者における通過者の割合が極端に低い場合、その工程で何らかの問題が潜んでいる可能性があります。そうした検証を行うことで次の採用活動に活かすことができます。
事務人員の平均給与額をあらかじめ把握しておこう！
新たに事務員を採用する際には、採用した事務員に支払う給与のこともあらかじめ想定しておかなければなりません。なぜなら、当たり前の話ですが、新たに人材を雇えばその人材に給与を支払わなければならないからです。大手求人サイトであるdodaが行った調査によると、事務／アシスタント系の平均年収はおおよそ334万円です。男性の場合はおおよそ392万円、女性の場合はおおよそ318万円となっています。このことはつまり、新たに事務員を採用すると年間で300万～400万円程度の人件費というコストがかかる、ということです。
バックオフィスを効率化する方法は採用以外にもある！
バックオフィス業務を効率化する方法は人員の採用だけではありません。新たに人員を採用するだけの時間的・予算的余裕がない場合には、別の方法を検討しましょう。以下、主な2つの方法について解説します。
業務効率化ツールやシステムを導入する
IT技術を活用することで業務の効率化を促進させる製品やサービスを業務効率化ツールや業務効率化システムと呼びます。これらのツールやシステムにはさまざまなものがあり、用途に合わせて選ぶことができます。どのようなツールやシステムがあるのか、例を挙げながら解説します。
ITツール・ソフト
バックオフィス業務のほぼすべての分野において何らかのITツールやソフトがあります。たとえば、勤怠管理であれば7000社以上で導入されている「ジョブカン勤怠管理」が有名です。ICカード、指静脈、モバイルといったさまざまな打刻方法に対応しています。経費精算なら10000社以上に導入されている「楽楽清算」が人気です。交通費や出張費、交際費といったあらゆる経費を一元管理できます。給与計算には「フリーウェイ給与計算」があります。クラウドサービスなので税率や保険料の変更にも自動で対応してくれるのが嬉しいポイントです。
RPA
RPAはRobotic Process Automationの略称です。AIプログラミングなどを活用して業務を自動化する仕組みのことを指します。とはいっても、RPAですべての業務が自動化できるわけではありません。RPAが向いているのは、あらかじめ手順が決まっている業務です。たとえば、顧客管理におけるデータ入力や顧客対応における問い合わせへの自動対応などが挙げられます。ルーティーンワークの多いバックオフィス業務の多くでRPAを導入できるでしょう。作業を自動化するため業務の効率化やコスト削減に大きな力を発揮します。
外部にアウトソーシングする
アウトソーシングとは、業務の一部や全部を自社で行うのではなく、外部の専門業者に委託することです。自社で社員を確保したり育成したりすることが難しい場合でも、アウトソーシングすればそれと同じだけの効果が期待できます。事務などのバックオフィス業務の場合、勤怠管理や社員研修といった人事業務や営業資料の作成などを外部の業者に委託するケースが多いです。また、業者によってはインターネット技術に関連した業務を委託できるケースもあります。ITツールやRPAといった最新技術の導入も任せることができるので、自社で事務の業務効率化のためのツールやシステムを導入するノウハウがない、という場合にもアウトソーシングがおすすめです。
バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとは
企業が業務をアウトソーシングするメリットは主にコスト削減とコア事業への集中です。アウトソーシングによってコスト削減とコア事業への集中が可能になると、生産性と利益率が向上するからです。ここからは、なぜ業務を委託すると生産性と利益率が向上するのか、それぞれ具体的に解説します。
生産性の向上
企業にはコア業務とノンコア業務があります。コア業務は会社に利益をもたらす業務で、ノンコア業務は直接会社に利益をもたらすわけではない業務です。事務はこのノンコア業務にあたります。コア業務とノンコア業務はどちらも企業にとって重要な業務ですが、コア業務に社内のリソースを費やさなければ会社は利益を上げることができません。事務業務を外部へ委託すれば、自社が抱える社員の多くをコア業務の方にあてられるようになります。そうして社員の多くがこれまでよりもコア業務に専念すれば、会社としての生産性が向上するでしょう。
利益の向上
バックオフィスの場合、新たに事務員を採用するなどして自社のバックオフィスを強化すれば、どうしてもそれなりのコストや時間がかかってしまいます。しかし、バックオフィス業務をアウトソーシングすれば、低コストで効率的に自社の求めるバックオフィスのクオリティが得られます。予算や人員、これまでバックオフィス業務に費やしていた時間をこれまでよりも低く抑え、なおかつそれらのリソースを自社のコア事業に費すことができるのです。その結果、自社の利益がこれまでよりも増えることが期待できるでしょう。
事務をアウトソーシングする前にやるべきこと
事務のアウトソーシングを検討する際、委託する会社側には事前の準備が必要です。ここからは、事務をアウトソーシングする際にやっておくべきことを4点、詳しく解説します。
業務内容の現状把握と洗い出し
まずやるべきことは、業務内容の現状把握と洗い出しです。事務といってもその仕事内容はさまざまです。そのため、業務に携わっている人物や工数、毎日の作業フローを大雑把でもよいので可視化しておきましょう。そうすることで具体的にどの業務を外部にアウトソースするべきなのかが明確になります。外部に委託したい業務を明確にしておくことは、アウトソースする業者を選ぶ際にも効果的です。
業務担当者の見直し
業務内容の洗い出しができたら、次に現状の事務担当者と作業内容の適合性を見直しましょう。事務の仕事は担当者のスキルや適性によってその成果が大きく左右されます。そのことを踏まえた上で業務を見直すことが効率化するための第一歩です。業務を外部にアウトソーシングする際には、担当者の手に余っている業務を優先するべきです。このことがアウトソーシングによる事務の業務の効率化につながります。
費用対効果に合うかどうか確認する
何らかのコストをかける場合、そのコストに対してどの程度の効果が期待できるのかをあらかじめ計算しておくことが大切です。このことを費用対効果と呼びます。費用対効果は「費用÷効果」の公式で算出できます。コスト削減という「効果」を得るためには、費用がいくらになるのかを把握しておく必要があるでしょう。このことをおろそかにすると資金ショートにつながる危険があります。とりわけ自社特有の業務フローやツールがある場合、業務をアウトソーシングしてもそれを標準化するための費用がかかりすぎる場合があるので注意が必要です。
アウトソーシング先のセキュリティレベルを確認する
事務業務で扱う人事情報や顧客情報は、本来であれば外部に漏らしてはならない会社にとっての機密情報です。事務業務をアウトソーシングすることは、そうした機密情報を外部の企業に提供することでもあります。情報漏洩を避けるため、アウトソーシング先となる企業の情報管理体制をあらかじめしっかり確認しておきましょう。さらに、提供した情報をどのように扱うのかに関する秘密保持契約を締結することも大切です。
事務業務を効率化して会社のパフォーマンスを向上させよう！
会社において事務が行う仕事の種類はさまざまです。事務の業務を効率化するためには、まず自社がどのような業務を必要としているのかをしっかり把握しておく必要があるでしょう。また、事務業務を効率化するための方法は新たな人員の採用だけではありません。ツールやシステムを動員したり、業務を外部にアウトソーシングする方法もあります。自社に合った方法で事務業務を効率化し、会社のパフォーマンスを向上させましょう。
記事の監修者
【中小企業バックオフィス体制づくりのプロ】
株式会社バックオフィス・ディレクション 代表取締役 稲葉 光俊
中央大学経済学部経済学研究科（大学院）卒業後、事業会社にて管理部門のマネージャーとして株式公開（上場）準備作業を経験。 中小企業の成長に欠かせないバックオフィス部門（総務、労務、人事、経理、財務、法務、広報等）を責任者として統括し、事業会社の社内整備と仕組みづくりを行う。 2022年株式会社バックオフィス・ディレクションを設立し、地方中小企業を対象としたバックオフィス強化のためのコンサルティングやクラウドを活用したDX化および業務アウトソーシングを主にしたサービスを提供し、伴走型支援に力を入れている。
